Mehr als ein digitales Schwarzes Brett

„Wir haben keinen 9-to-5-Job, sondern sieben Tage in der Woche geöffnet. Daher ist nie das gesamte Team da“, sagt Heiko Mencke, Inhaber der Mencke Gartencenter GmbH in Sprockhövel. „Das macht den Informationsaustausch auch innerhalb der Abteilungen schwierig.“ Zu diesem Austausch gehört sowohl Alltägliches wie der Dienstplan als auch Besonderes wie der Termin für einen Betriebsausflug. „Mit einer Mitarbeiter-App wollten wir den Kontakt zu und unter unseren Beschäftigten vereinfachen.“

Vom Hotel zum Vorbild

Fündig wurde Mencke auf dem Schindlerhof in Nürnberg. Der Schindlerhof ist nicht nur ein Hotel, sondern seit den 1990ern ein Vorreiter für wertschätzende Mitarbeiterführung. Gründer Klaus Kobjoll wurde mehrfach zum besten Arbeitgeber Deutschlands gekürt und berichtet in Vorträgen und Workshops, was gute Führung ausmacht – und wie man aus Beschäftigten Mitunternehmer macht. Heute führt Tochter Nicole das Unternehmen gemeinsam mit ihrem Mann Dr. Marcel Setzer. Für den Schindlerhof entwickelten die beiden die HumanStars-App, die inzwischen auch anderen Unternehmen zur Verfügung steht. Seit 2015 erhalten dort alle neuen Mitarbeitenden zur Begrüßung ein iPad mit der App – ein Konzept, das sich auch in der Pandemie bewährte.

Heiko Mencke lernte die App bei einem Seminar auf dem Schindlerhof kennen. „Mir gefiel die Grundidee. Man hat der App die Mitarbeiterkultur des Schindlerhofs angemerkt: Jeder ist ein vollwertiges Mitglied im Unternehmen und darf mitentscheiden. Ich suchte eine App, die unsere Unternehmenskultur nicht nur abbildet, sondern stärkt. Mir ist es wichtig, Gemeinsamkeiten zu fördern – trotz 100 Beschäftigten und großer Betriebsfläche. Die Mitarbeiter-App unterstützt diese Thematik“, sagt Mencke.

Einfacher Austausch, gezielte Gruppen

Gemeinsamkeit heißt aber nicht, dass jeder alles wissen muss. Bei HumanStars lassen sich verschiedene Chatgruppen einrichten. So können sich beispielsweise die Mitarbeitenden einer Abteilung untereinander austauschen, ohne dass andere unnötig informiert werden. „Wir haben im Unternehmen auch verschiedene Arbeitsgruppen, etwa für Nachhaltigkeit oder Organisation. Auch das sind geschlossene Chats“, erklärt Mencke. Ob Bilder, Ideen, Betriebsanweisungen oder Umsatzzahlen – über die App gelangen Informationen gezielt an die passenden Gruppen.

Informationen transparent zu teilen, ist nur eine Funktion der Mitarbeiter-App. Ebenso wichtig ist der Austausch: HumanStars ist seit 2018 auf den privaten Handys der Gartencenter-Beschäftigten installiert. „Was von Anfang an intensiv genutzt wurde, war die Einsatzplanung. Am schwierigsten ist es, die Mitarbeitenden dazu zu bringen, sich zu äußern, wenn etwas nicht passt“, sagt Mencke. Das liege jedoch weniger am Medium App, sondern an der Persönlichkeit. „Wir bieten seit fast zehn Jahren regelmäßig Workshops zu Kommunikation und Persönlichkeitsentwicklung an. Dort geht es auch darum, wie wir miteinander reden.“ Was sich durch diese kontinuierliche Arbeit – und durch die App – verändert hat: Probleme werden früher angesprochen. „Es dauert nicht mehr Wochen, bis etwas hochkocht“, sagt Mencke.

App statt schwarzem Brett

Weg vom Schwarzen Brett, weg von Postfächern – hin zu einer schnellen, zentralen Lösung für wichtige Informationen: Auch im Gartencenter Brockmeyer in Halle/Westfalen war das der Grund, sich für eine Mitarbeiter-App zu entscheiden. Seit 2019 erleichtert die HumanStars-App die Kommunikation mit rund 180 Mitarbeitenden an drei Standorten.

„Wir haben die App rund ein halbes Jahr vor der Corona-Pandemie eingeführt“, erzählt Personalreferentin Katja Richter. „Das war ein Glücksfall, denn die App hat unsere Kommunikation enorm erleichtert.“ Heute werden laut Richter 80–90 % der Mitarbeitenden innerhalb von drei Stunden über Push-Nachrichten erreicht. Dies kann über eine Lesebestätigung eingesehen werden. „Außerdem gibt es eine Pinnwand wie auch einen Infobereich, in dem wir Vorlagen, Unterlagen oder Feedbackbögen ablegen.“ Apropos Feedback: Eine Feedback-Funktion in der App erleichtert beispielsweise die Planung von Veranstaltungen.

Die App ist zudem ein Organisationssystem. Dort finden sich Formulare – etwa für Dienstreisen oder Wochenprotokolle – ebenso wie Onboarding-Informationen. Kolleginnen und Kollegen werden über neue Teammitglieder oder Jubiläen informiert. Kurzum: Alles, was früher am Schwarzen Brett hing oder in Ordnern aufbewahrt wurde, liegt heute digital in der App.

Wie bei Mencke sind auch bei Brockmeyer verschiedene Chats und Gruppen in der App eingerichtet. „Die Gruppen befinden sich im Informationsbereich – so können jedem unterschiedliche Inhalte zur Verfügung gestellt werden. Bei den Chats haben wir neben Einzelchats auch Gruppenchats zum Beispiel für Azubis oder Seminare“, erklärt Richter.

Digitaler Austausch mit Fingerspitzengefühl

Die HumanStars-App wird inzwischen von fast 1.000 Nutzenden verwendet, darunter Unternehmen, Schulen und Kommunen. In der Schweiz hat sie mit „Involve“ ein Pendant, das im Gartencenter Meier in Dürnten eingesetzt wird.

„Einer der häufigsten Klagepunkte war immer wieder mangelnder Informationsfluss“, erklärt Geschäftsführer Erich Meier-Honegger. Eine App – möglichst einfach zu bedienen und niederschwellig wie ein soziales Netzwerk – sollte das ändern. „Ein Teil der internen Informationen kann damit sehr zweckdienlich verteilt werden. Und: Die Mitarbeitenden können selbst Inhalte bereitstellen.“

Bei der Auswahl des Tools ließ sich Meier-Honegger von ähnlich großen Betrieben in der Region inspirieren. Die Entscheidung fiel auf einen kleinen Schweizer Anbieter – nicht zuletzt, weil die Daten auf Schweizer Servern liegen. Konkret eingesetzt wird die App im Gartencenter Meier, um organisatorische Informationen zu kommunizieren, für Berichte über Messebesuche und Studienreisen, zur Vorstellung und Verabschiedung von Mitarbeitenden und für allgemeine Brancheninformationen.

„Wir nutzen die App weder für interne Absprachen noch für Befragungen oder zur Meinungsbildung für Entscheidungen. Letzteres vor allem, um zu vermeiden, dass die Kommunikationsplattform als „Datenkrake“ interpretiert wird“, erklärt Meier-Honegger.

Infoaustausch ohne Kontrolle

An erster Stelle steht für ihn, dass sich die Mitarbeitenden durch den Informationsaustausch nicht kontrolliert fühlen. „Dementsprechend unbeschwert nutzen sie die App oder den Webzugriff. Was den Anteil der Beitragenden und Lesenden betrifft, gilt wie oft im Leben die 80/20-Regel“, sagt er mit einem Schmunzeln. Im gleichen Verhältnis verteilten sich auch Nutzer und Nicht-Nutzer. Die Tendenz der Nutzer ist allerdings steigend. „Es wird immer häufiger gefragt, ob man die Informationen nicht in ,Involve‘ gelesen hat. Auch dadurch hat sich das Tool zu einem Bestandteil der internen Kommunikation entwickelt.“ Klar ist für Meier-Honegger allerdings: Auch die beste App macht aus einer mangelhaften Kommunikation keine Gute. „Sie bleibt ein Werkzeug, das die etablierte Kommunikationskultur des Unternehmens lediglich ergänzend begleitet.“